Oskar Sihombing
Pengawasan Kearsipan Kategori A menjadi kabar penutup tahun bagi Pemerintah Kota Tanjungpinang setelah hasil pengawasan kearsipan 2025 diumumkan. Predikat itu menempatkan kinerja pengelolaan arsip daerah pada level memuaskan dan memperkuat tata kelola administrasi. Pemkot menilai capaian ini penting karena arsip menjadi dasar layanan publik, akuntabilitas, dan pengambilan keputusan. Di akhir 2025, capaian ini disebut kado bagi organisasi daerah.
Pengumuman disampaikan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia melalui unit pengawasan dan akreditasi kearsipan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjungpinang menyebut kenaikan nilai terjadi setelah evaluasi rutin dan pendampingan internal di perangkat daerah. Sejumlah unit kerja diminta menjaga konsistensi berkas, klasifikasi, dan penyusutan arsip sesuai retensi.
Menurut dinas, Pengawasan Kearsipan Kategori A juga menambah kepercayaan masyarakat terhadap layanan pemerintah yang tertib dokumen. Pengelola arsip dan arsiparis di tiap organisasi perangkat daerah mendapat apresiasi karena menjadi garda terdepan di ruang arsip. Pemerintah kota kini menyiapkan langkah lanjutan agar kualitas kerja tetap terukur pada 2026.
Nilai Naik dari BB ke A dalam Pengawasan Kearsipan
Dalam penilaian tahun 2025, Pengawasan Kearsipan Kategori A menunjukkan adanya lompatan mutu dibanding capaian 2024. Pada tahun sebelumnya, Tanjungpinang berada pada kategori BB yang dinilai sangat baik, namun belum mencapai tingkat memuaskan. Kenaikan ini dikaitkan dengan dukungan pimpinan daerah, penguatan koordinasi, dan pembenahan prosedur di tingkat unit kerja. Tim internal memetakan risiko kehilangan arsip, lalu memperbaiki alur penciptaan hingga penyimpanan dokumen pada layanan.
Proses pengawasan menilai berbagai aspek, mulai dari kebijakan internal, penerapan klasifikasi, hingga pengelolaan arsip aktif dan inaktif. Dinas kearsipan melakukan pendampingan agar perangkat daerah menerapkan standar penamaan berkas, penyimpanan, serta pemeliharaan dokumen yang konsisten. Evaluasi juga menyorot kesiapan sarana, tata ruang, dan kompetensi petugas arsip di lapangan. Selain itu, pemeriksaan menilai kepatuhan jadwal retensi serta proses pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna.
Kepala dinas menegaskan penghargaan ini tidak berhenti pada angka, melainkan mendorong budaya tertib administrasi. Arsiparis dan pengelola arsip diminta memperkuat pengendalian, termasuk pencatatan peminjaman, alih media, dan penyerahan arsip statis sesuai ketentuan. Untuk mempertahankan Pengawasan Kearsipan Kategori A, sejumlah OPD menyiapkan laporan kinerja berkala agar pembinaan dapat diukur dari data yang konsisten. Pemerintah kota menargetkan peningkatan ke nilai lebih tinggi melalui perbaikan berkelanjutan dan pelatihan rutin, dan penyerahan penghargaan dijadwalkan pada awal 2026 di Jakarta.
Capaian ini mendorong Pemkot menata program 2026 dengan fokus pada pembinaan sumber daya manusia kearsipan. Pengawasan Kearsipan Kategori A dijadikan patokan untuk memastikan tiap perangkat daerah menerapkan standar yang sama, bukan bergantung pada individu tertentu. Dinas menyiapkan pendampingan teknis yang lebih rutin, termasuk pemeriksaan mandiri sebelum penilaian eksternal dilakukan. Targetnya, penilaian berikutnya tidak hanya menjaga skor, tetapi menutup celah temuan di lapangan lebih cepat.
Baca juga : Pelantikan Pejabat Fungsional Perkuat Layanan Warga
Langkah penguatan juga diarahkan melalui pembentukan jejaring profesi, seperti Asosiasi Arsiparis Indonesia cabang Tanjungpinang, agar pelatihan bisa terjadwal. Materi yang disiapkan mencakup penyusunan klasifikasi, pengamanan arsip vital, hingga tata cara alih media dokumen ke format digital. Pemerintah berharap digitalisasi berjalan selektif, sehingga dokumen mudah diakses tanpa mengorbankan keamanan informasi. Kolaborasi dengan kelurahan dan sekolah dipertimbangkan agar arsip layanan dasar tertata rapi dan mudah ditelusuri warga sewaktu.
Di tingkat layanan, unit kerja diminta memperjelas alur penciptaan surat, verifikasi, penyimpanan, dan penemuan kembali arsip saat dibutuhkan. Pengawasan internal akan menekankan disiplin pemusnahan arsip sesuai retensi serta penyerahan arsip statis untuk menjaga memori kolektif kota. Dengan pembenahan ini, pemerintah menargetkan nilai yang lebih tinggi pada tahun berikutnya sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan publik. Pemkot meminta kepala OPD menyiapkan perlengkapan arsip sederhana, seperti boks, rak, dan label standar untuk setiap ruang.
